Para que la Estrategia tenga éxito en las organizaciones, es vital crear en ellas una unidad organizativa que asegure una adecuada gestión, coordinación y control de la evolución de la estrategia, creándose de este modo la Oficina de Gestión de la Estrategia (OGE). Por unidad organizativa no hacemos referencia a una oficina técnica o de gestión de proyectos, sino a la creación de una nueva función al más alto nivel cuya misión es desarrollar tres grandes roles: diseñar y realizar el seguimiento de la estrategia, hacer que la estrategia se ejecute y controlar dicha ejecución, y realizar la integración y coordinación de los distintos departamentos de la empresa. Por lo tanto, diríamos que la Oficina de Gestión Estratégica tiene el rol de diseñador o arquitecto, el de integrador y es el responsable de los procesos. Esto quiere decir que, dentro de estos tres roles, será necesario ejecutar una serie de funciones que nos permitan desplegar con éxito la estrategia.

Como diseñador o arquitecto, la OGE deberá definir, planificar y gestionar los comités de análisis estratégico, promoviendo y gestionando el proceso de formulación y revisión de la estrategia.

Como responsable de procesos, deberá desarrollar la estrategia y gestionar el Balanced Scorecard. Para ello diseñará y actualizará el BSC, de forma que pueda garantizar la fiabilidad de los indicadores y de los informes para la toma de decisiones. Además, deberá asegurar el alineamiento de todos los niveles de la organización con la estrategia a través de los BSC de segundo nivel o departamentales. Dentro de sus funciones como responsable de procesos, diseñará y preparará, a su vez,la agenda de revisión y aprendizaje estratégico gestionadas en los Comités de Estrategia.

Como integrador, será vital que relacione la estrategia con la planificación operativa y los presupuestos, asegurándose que los proyectos estratégicos tienen asignados recursos económicos, haciendo hincapié en aquellos procesos operativos clave o corebusiness. Deberá asegurar que los sistemas de Información dan soporte a la estrategia, así como asegurar el alineamiento de los recursos humanos mediante la Dirección por Objetivos y los planes de desarrollo, de forma que éstos estén alineados con la estrategia.

Como integrador es importante que la OGE diseñe, supervise y asesore en el proceso completo del Plan de Comunicación y del Plan de Formación, garantizando que ambos tienen el foco común de la estrategia. Se debe asegurar una comunicación de la estrategia a todos los trabajadores de la empresa, para que éstos sepan qué es importante para la organización y qué no lo es. El Plan de Formación, a su vez, debe capacitar a los empleados hacia las funciones y procesos que la estrategia marque como claves para el éxito de la empresa.

Otra de sus funciones será la de gestionar los proyectos estratégicos, identificando y supervisando la cartera de proyectos a desarrollar y el presupuesto estratégico. Debe garantizar la trazabilidad y transversalidad de los proyectos estratégicos. Como comentamos anteriormente, deberá asegurarse que el portafolio de proyectos cuenta con los recursos económicos y humanos internos necesarios para una correcta implementación.

Por último, deberá actuar como eje vertebrador en la identificación, trasferencia y comunicación de las mejores prácticas.